Jouw gegevens verdienen duidelijke afspraken.

Wie is verantwoordelijk?

Cy FlexService is voor de in deze verklaring beschreven verwerkingen de verwerkingsverantwoordelijke voor zover Cy FlexService zelf het doel en de middelen van de verwerking bepaalt.

Voor wie geldt deze verklaring?

Deze privacyverklaring kan onder meer van toepassing zijn op:

• bezoekers van cyflexservice.nl en gebruikers van het Flexportaal;
• sollicitanten, kandidaten en personen die aangeven werk te zoeken;
• medewerkers en voormalige medewerkers voor zover personeelsadministratie nodig is;
• zakelijke klanten, contactpersonen en opdrachtgevers;
• leveranciers, samenwerkingspartners en andere zakelijke contactpersonen.

Welke persoonsgegevens kunnen we verwerken?

Welke gegevens nodig zijn, hangt af van je relatie met Cy FlexService.

Contact- en identificatiegegevens

Bijvoorbeeld naam, e-mailadres, telefoonnummer, adresgegevens en gegevens die je zelf in een formulier, e-mail, WhatsApp-gesprek of ander contact verstrekt.

Sollicitatie- en werkgegevens

Bijvoorbeeld cv, werkervaring, motivatie, beschikbaarheid, gewenste functies, regio of reisbereidheid, planning, urenregistratie, contractgegevens en informatie die nodig is voor inzet bij een opdrachtgever.

Personeels- en salarisadministratie

Voor medewerkers kunnen gegevens worden verwerkt die nodig zijn voor loon, betalingen, wettelijke administratie, verlof, ziekmeldprocessen, opleidingen, contracten en personeelsdossiers. Waar de wet het vereist, kunnen daarvoor aanvullende identificerende of fiscale gegevens nodig zijn.

Klant- en opdrachtdetails

Bijvoorbeeld bedrijfsnaam, contactpersoon, locatie, gewenste dienstverlening, planning, contracten, uren, facturen, betaalstatus en correspondentie over de uitvoering.

Technische en beveiligingsgegevens

Bij gebruik van de website of het portaal kunnen technisch noodzakelijke gegevens zoals IP-adres, browserinformatie, tijdstippen, sessiegegevens en beveiligingslogs worden verwerkt voor werking, foutanalyse en bescherming van accounts en systemen.

Waarom verwerken we persoonsgegevens?

Op welke grondslag verwerken we gegevens?

Afhankelijk van de situatie kan verwerking plaatsvinden omdat dit nodig is voor het aangaan of uitvoeren van een overeenkomst, omdat Cy FlexService aan een wettelijke verplichting moet voldoen, vanwege een gerechtvaardigd belang na belangenafweging, of op basis van toestemming wanneer toestemming de passende grondslag is. Als verwerking op toestemming berust, kun je die toestemming in beginsel weer intrekken voor toekomstig gebruik.

Met wie kunnen gegevens worden gedeeld?

Persoonsgegevens worden niet zomaar openbaar gemaakt. Waar nodig kunnen gegevens worden gedeeld met partijen die betrokken zijn bij de dienstverlening of administratie, zoals:

• opdrachtgevers wanneer dit nodig is om een kandidaat of medewerker voor een concrete inzet te beoordelen of te laten werken;
• dienstverleners voor hosting, e-mail, software, administratie, betaling of technische ondersteuning;
• adviseurs, verzekeraars, accountants of andere professionele dienstverleners voor zover dat nodig is;
• overheidsinstanties of toezichthouders wanneer een wettelijke verplichting dit vereist.

Bij externe dienstverleners maken we waar nodig afspraken over privacy, beveiliging en de rol van die partij.

Hoe lang bewaren we gegevens?

We bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, behalve wanneer een wettelijke bewaarplicht, een lopende overeenkomst, een geschil, controleverplichting of gerechtvaardigd administratief belang een langere termijn vereist.

Voor financiële, fiscale en personeelsdocumenten kunnen wettelijke bewaartermijnen gelden. Sollicitatiegegevens die niet meer nodig zijn voor bemiddeling of een sollicitatieproces worden verwijderd of beperkt zodra daar geen geldige reden meer voor is. De precieze termijn kan daarom per dossier verschillen.

Hoe beschermen we gegevens?

Cy FlexService treft passende organisatorische en technische maatregelen die passen bij de aard van de gegevens en de risico’s. Denk aan toegangsbeperking op basis van rollen, accountbeveiliging, beveiligde verbindingen, logging, updates, dossierafscherming en het beperken van toegang tot personen die gegevens voor hun werkzaamheden nodig hebben.

Geen enkel digitaal systeem kan absolute veiligheid garanderen. Bij een vermoeden van misbruik, verlies of ongeoorloofde toegang vragen we je daarom zo snel mogelijk contact op te nemen.

Website, cookies en externe inhoud

De website kan functionele of beveiligingsgerelateerde opslag gebruiken die nodig is om pagina’s, formulieren of het portaal te laten werken. Sommige onderdelen kunnen inhoud of diensten van externe partijen laden, bijvoorbeeld videoplatforms of kaart-/deelvoorzieningen. Zo’n externe partij kan daarbij eigen technische gegevens verwerken volgens haar eigen voorwaarden.

Als we niet-noodzakelijke tracking of marketingtechnologie gebruiken waarvoor toestemming nodig is, moet daarvoor een passende toestemmingskeuze worden aangeboden voordat die technologie wordt geactiveerd.

Welke privacyrechten heb je?

Afhankelijk van de situatie kun je onder de AVG onder meer de volgende rechten hebben:

Om je gegevens te beschermen kunnen we vragen om informatie waarmee we redelijkerwijs kunnen controleren dat het verzoek van jou komt. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens als je vindt dat je privacyrechten niet goed zijn behandeld.

Verwerking buiten de Europese Economische Ruimte

Sommige technologie- of clouddienstverleners kunnen gegevens verwerken vanuit landen buiten de Europese Economische Ruimte. Als dat gebeurt, kijken we naar de juridische waarborgen die voor die doorgifte gelden, bijvoorbeeld een adequaatheidsbesluit of passende contractuele waarborgen, voor zover die vereist zijn.

Wijzigingen in deze privacyverklaring

Onze dienstverlening, systemen en wettelijke verplichtingen kunnen veranderen. Daarom kan deze privacyverklaring worden aangepast. De nieuwste versie staat op deze pagina. Bij belangrijke wijzigingen kunnen we waar passend extra aandacht op de wijziging vestigen.

Laatste inhoudelijke update: 22 september 2026.